Speichern und Veröffentlichen

Welche Forschungsdaten muss ich speichern?

Am Ende eines Forschungsprojekts stellt sich die Frage der Aufbewahrung von Forschungsdaten. Im Idealfall wurde bereits im Datenmanagementplan festgelegt, welche Daten aufbewahrt und welche gelöscht werden sollen. Diese Entscheidung ist sehr kontextabhängig und kann von Projekt zu Projekt variieren. Folgende Fragen können helfen bei der Entscheidung, was aufbewahrt werden soll:

• Welche Daten sind notwendig für die Sicherstellung der Reproduzierbarkeit der Forschungsergebnisse?
• Verlangt ein Geldgeber oder die Universität, dass Daten für eine gewisse Zeit aufbewahrt oder zur Verfügung gestellt werden? 
• Sind die gesetzlichen und geistigen Eigentumsrechte vorhanden, um Daten aufzubewahren und wiederzuverwenden?
• Existieren ausreichende Dokumentationen und beschreibende Informationen, um die Daten zu erklären und zu ermöglichen, dass die Daten gefunden und wiederverwendet werden können?

Was muss ich bei der Speicherung von Forschungsdaten beachten? 

Rohdaten

Rohdaten sind oftmals die Basis von Analysen. Anhand der Rohdaten sowie Informationen über die darauffolgenden Schritte, können Studienergebnisse nachvollzogen werden. Es ist daher wichtig, dass Rohdaten nicht überschrieben oder verändert werden. Rohdaten sollen deshalb schreibgeschützt an einem separaten Ort aufbewahrt werden.

Ordnerstruktur

Im Laufe eines Forschungsprojektes entstehen zunehmend mehr Dateien mit unterschiedlichem Inhalt. Es kann schwierig sein, Daten zu finden, wenn keine logische Ordnerstruktur oder logische Dateinamen vorhanden sind. Daher sollte frühzeitig und einheitlich festgelegt werden, wie einzelne Dateien und Ordner beschriftet werden.

Dateibennenung

• Dateinamen sollten aus verschiedenen Elementen aufgebaut werden. Elemente können Projektname, Projektnummer, Name des Forschungsteams, Art der Messung, Thema, Erstellungsdatum, Versionsnummer, etc. sein.
• Jedes Element sollte codiert sein, damit die Namen kurz sind. Ca. 25 Zeichen bieten sich als eine gute Länge für Dateinamen an.
• Das Führen einer Protokolldatei, in der die codierten Elemente erklärt werden, ermöglicht es auch aussenstehenden Personen die Dateien zu erkennen.
• Grundsätzlich sollte Dateien von generisch zu spezifisch gehen.
• Es sollten nur Zeichen aus den Mengen A-Z, 0-9, Bindestrich, Unterstrich oder Punkte im Dateinamen verwendeten werden. Sonderzeichen wie «% oder &» sollten nicht verwendet werden, da unterschiedliche Betriebssysteme diesen Zeichen unterschiedliche Bedeutungen zuweisen können.

Kosten für die Speicherung

Abhängig von der Grösse der Datensets und deren Aufbewahrungsdauer können Repositorien eine Gebühr berechnen. Diese Kosten sollten bereits bei der Planung miteinbezogen werden. Der SNF erstattet die Datenhaltungskosten bei finanzierten Projekten.

Was muss ich bei der Speicherung von personenbezogenen und sensiblen Daten beachten?

Die Speicherung personenbezogener oder sensibler Daten erfordert besondere technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen:

• Kontrollieren Sie den Zugang zu Räumen und Gebäuden
• Computersysteme sollen mit starken Passwörtern geschützt werden
• Persönliche oder sensible Daten sollen nicht auf Servern oder Computern, die mit einem externen Netzwerk verbunden sind, gespeichert werden
• Zugriff auf Hard-/Digitalkopien soll protokolliert werden
• Zugriffskontrolle für Datendateien soll implementiert werden
• Vertrauliche Daten sollten verschlüsselt werden, bevor sie mit autorisierten Personen geteilt werden

Was sind Metadaten?

Metdaten sind Daten, die Informationen über Merkmale anderer Daten enthalten:

• Informationen über Autoren*innen, Titel, Keywords oder Beschreibungen
• Informationen zu Dateitypen, Zugriffsrechten, Lizenzen und Standorten
• Informationen über Prozesse, Aktionen, sowie Methoden und Hilfsmittel, welche angewendet wurden

Wozu brauche ich Metadaten?

Verschiedene Vorteile ergeben sich aus gut dokumentierten Metadaten:

• Die Auffindbarkeit von Daten gestaltet sich einfacher
• Langfristige Erhaltung von Daten wird dabei gefördert
• Nachvollziehbarkeit der Forschung wird erhöht

Wie verwalte ich Metadaten?

Es existieren verschiedene Standards, wie Metadaten verwaltet werden können. Je nach Fachbereich gibt es unterschiedliche Standards.

Metadaten Standards Katalog
Metadaten Standards nach Fachbereich
 

Beim Speichern und Veröffentlichen von Forschungsdaten sollten die FAIR – Prinzipien beachtet werden. Das Einhalten der FAIR-Prinzipien sichert eine optimale Aufbereitung der eigenen Forschungsdaten und ermöglicht somit, dass die Daten von anderen für weitere Forschungen nachgenutzt werden können.

FAIR steht für Findable, Accessible, Interoperable & Re-usable.

Findable (Auffindbarkeit): Damit die Forschungsdaten leicht gefunden werden können, braucht es maschinenlesbare Metadaten.

Accessible (Zugänglichkeit): Der Zugang auf die Daten muss geregelt sein, Authentifizierung und Autorisierung müssen definiert sein.

Interoperabel (Interoperabilität): Damit die Daten mit anderen Datensätzen verknüpft werden können, müssen sie in einem zugänglichen und breit anwendbaren Format vorliegen.

Re-usable (Wiederverwendbarkeit): Damit die Daten wiederverwendet werden können, müssen sie nachvollziehbar sein. Dafür muss bspw. die Methode der Datenerhebung bekannt sein. Ferner sind die Nutzungsbedingungen der Daten klar zu beschreiben.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten in einem Repository gespeichert werden, dass die FAIR-Datenprinzipien erfüllt und konform mit internationalen Daten- und Metadatenstandards ist. Beispiele solcher Repositorys sind re3data.org und für die Schweiz empfehlen wir DLCM long-term preservation oder OLOS.